1С Документооборот или как сэкономить на бумаге


21.12.2014


На сегодняшний день существует тенденция замены ручного труда интеллектуальным. За счет введения новых стандартов можно установить регламент на использование расходных материалов (бумаги) в различных органах управления (государственных и частных компаниях), уменьшить технологические издержки при изготовлении бумажной продукции. Введение нормативных документов для осуществления электронного документооборота приводят к активной его эксплуатации. Особенно активно применяется данная технология в секторах среднего и крупного бизнеса, т.к. доля документооборота в них значительно выше.  

1С Документооборот

Приведем несколько фактов о ведении электронного документооборота:

  • Оригинал – электронный документ с электронной цифровой подписью, а распечатанный на принтере документ – его копия. 
  • Применение электронной цифровой подписи для подтверждения подлинности документа, подпись подходит для любых электронных документов.
  • В документообмен могут быть включены сертификаты, выданные центрами ФНС России. 
  • Электронный документооборот оптимизирует не только затраты на расходные материалы, но и на ввод данных. 

Какие же программные решения помогают осуществлять электронный документооборот? Например, «1С: Документооборот 8». В чем же заключаются его особенности?

     Учитывая особенности современных компаний, а также некоторые введенные нормативы законодательства, компания «1С» выпустила специальное программное решение «1С: Документооборот 8», которое систематизирует и осуществляет хранение документов, направленное на облегчение поиска и эффективную работу сотрудников с различными типами документов.  

     Возможности программного продукта включают работу с различными типами файлов: офисные, графические, аудио- и видео, приложения, архивы и другие.

Основные возможности «1С: Документооборот 8»:

  • Осуществление сотрудниками работы с документами с возможностью хранения и одновременной работой с одним документом. 
  • Улучшение качества рабочих проектов, документов – решение спорных вопросов и согласованная работа пользователей. 
  • Возможности поиска необходимого документа и оптимизация временных затрат.

Для кого же предназначено данное решение?

Существуют два варианта программного продукта: «1С: Документооборот 8 ПРОФ» и «1С: Документооборот 8 КОРП», таким образом, решение может применяться как в организациях малого и среднего бизнес-сектора с относительно небольшим документооборотом, так и в предприятиях с развитой структурой и большим документооборотом (версия «КОРП»). 

Экономия прежде всего!

     Программный продукт «1С: Документооборот 8» существенно оптимизирует и временные, и денежные затраты на расходные материалы, картриджи и их заправку и другое. Ведение бумажного документооборота подразумевает ручной ввод информации, что чревато ошибками, в том числе и при применении компьютерной техники. 

     При использовании программы человеческий фактор сводится к минимуму. Доступ пользователей к определенным документам регламентирован правами доступа. При этом поиск может быть осуществлен при ввода определенных параметров и при необходимости документы могут быть адресованы определенному пользователю для редактирования и внесения изменений.

«1С-Такском»

   

  Как правило, крупные компании инициируют переход малых компаний на ведение электронного документооборота. Чтобы переход осуществился безболезненно и постепенно, для первичного обмена электронными документами был разработан модуль «1С-Такском». Модуль успешно применяется в различных организациях и позволяет обмениваться счет-фактурами и другими документами в электронном виде. 

     Сегодня подключение пользователей к электронному документообмену может осуществляться с помощью «1С-Такском» на платформе «1С: Предприятие 8.2» при наличии договора 1С:ИТС (Информационно-технологическое сопровождение) и электронной цифровой подписи (ЭЦП). 

     В заключении необходимо составить список основных преимуществ при использовании электронного документооборота: 

  • 1. Оптимизация денежных и временных расходов. 
  • 2. Удобство использования за счет простого интерфейса. 
  • 3. Упрощение ведения бизнес-процессов – оформление необходимых документов происходит за несколько «кликов». 
  • 4. Сокращение влияния человеческого фактора – снижение риска совершения ошибок. 





Все новости